Análisis preliminar para sistemas de información web.

Cuando en una organización se desea implementar una página web en la cual no solo sea un medio de publicidad, si no que sirva de herramienta de trabajo, ya sea para distribuir reportes, realizar transacciones como compras y ventas, herramientas auxiliares para la operación, buscar un lado más funcional y que permita el desarrollo de la organización, cuando esto sucede se debe realizar un análisis.Como sabemos es el análisis es el proceso de estudiar parte por parte los procesos que forman parte de las actividades de una organización, para mejorar uno de estos procesos.Pues bien para ello debemos de realizar lo siguiente:

*Una entrevista, en la cual al momento de notificar debemos de tener una charla para escuchar la problemática y requerimientos de los cuales nos vamos a basar para realizar el diseño de la aplicación web.
*Realizar un estudio de los procesos que se desean automatizar, y organizarlos a través de cuestionarios y entrevistas con las áreas relacionadas con el proyecto (recordemos que los usuarios son las mejores fuentes de información), así como determinar que información van a manipular, como se va a realizar la manipulación de datos, a donde debe llegar la información, quien la recibe y analiza es decir, origen y destino de los datos a utilizar.
*Realizar un registro de las actividades a realizar por medio de este tipo de sistema.
*Evaluar la viabilidad del proyecto, costos, condiciones legales; que las condiciones de infraestructura informática sean las necesarias para que el proyecto se lleve a cabo y funcione correctamente y sin problemas.

En este punto dentro de la infraestructura informática debemos tomar encuenta lo siguiente:
-Si cuenta con un enlace con salida a internet.
-Hardware con el cual cuenta para el funcionamiento de la red (Ruteadores,hubs, etc.).
-La conectividad con la que cuenta, así como la velocidad.
-Servidores.
-Si ya cuenta con página web.
-Si se desea utilizar bases de datos para el sistema y que informaciónutilizará.

*Documentar las entrevistas, cuestionarios y toda información a cercadel proyecto este disponible y para futuras contingencias en cuanto a unareingeniería o ajuste a la aplicación.
*Interactuar con los usuarios para conocer mejor los procesos.ü Dejar que los usuarios participen dentro del proceso de análisis del sistema, ya que ellos pueden aportar grandes ideas debido a su interacción con la realidad, la presencia del usuario es relevante para que nuestro sistema se adapte bien a las situaciones cotidianas que se susciten.

DISEÑO DE INTERFACES
Ahora entremos a esta etapa a la cual es donde todo lo que se analizado será aterrizado ala realidad. Para ello debemos tomar en cuenta los puntos expuestos dentro del análisis, pues dentro de esta etapa debemos realizar:

*Boceto de las pantallas así como la secuencia de flujo con la que se desplegará según las opciones que se integren al sistema.
*El código fuente de cada programa realizado para el sistema, incluyendo nombre de archivo, función que realiza, autor y fecha de creación.
*Diccionario de datos, donde se incluya la descripción de cada estructura de las tablas o bases de datos que interactuarán con el sistema. Debe llevar, nombre del archivo, fecha de creación, nombre de campo, tipo de campo, longitud del campo, relaciones con otras bases de datos y nombrar los campos clave.
*Si la aplicación va a tener interacciones con otros sistemas.
*Opcionalmente podemos recurrir a cualquiera de los dos tipos de diseño estructurado o de prototipos utilizados para el diseño de cualquier tipo de sistema. Generalmente en este tipo de sistemas es bien socorrido el diseño por prototipos ya que en ocasiones se requiere que los proyectos se realicen rápidamente y esto nos sirve como una herramienta útil para ello. Recordemos que el diseño por prototipo de aplicaciones, es en el cual las evaluaciones para el sistema se realizará mediante una aplicación creada con anticipación y con ella se realizara la evaluación para ver si el sistema nuevo se puede implementar o requiere de mejoras y ajustes de acuerdo a las necesidades de la organización.
*Documentar todo debidamente.
*Someter a evaluación en juntas con las partes interesadas en el proyecto.

Tomemos en cuenta que en esta parte de este proceso es también importante la participación del usuario ya que recordemos que toda pantalla que realicemos debe de ser funcional y amigable, ellos son los que proporcionan las ideas para realizar un diseño con características amigables y además de ello que sean útiles y aplicables para proyectos posteriores.Además de ello en este diseño hay que tener más en cuenta las combinaciones de colores, normatividad y políticas de organización, recordemos que el principal objetivo de un sistema web es que llegue a la gente o usuarios de internet y claro vender. Esto es primordial ya que de ello depende el éxito tanto de la página como del sistema web que se va implementar.Debemos ver también de no saturar la pantalla con información innecesaria, tomar en cuenta fuentes, tamaños del mismo color, para que estas sean también aptas para que sean reconocidas por software para personas con problemas de debilidad visual, por lo que también no debemos de abusar mucho de los diseños en programas de animación. Seamos cuidadosos también en el manejo de la información verificando la capacidad del servidor, si es posible implementar el proyecto en el, si no hay que hacer la observación para que se actualice el equipo, para que al momento de implementar no tengamos que detener el proyecto por esta causa.

SELECCIÓN DE LENGUAJE Y DESARROLLO DE LA APLICACIÓN.

Una vez superada la etapa de diseño y que hay sido evaluada, procederemos a realizar la selección de la plataforma o lenguaje de programación en la que se va a ser desarrollada la aplicación .Para seleccionar la plataforma para el desarrollo de la aplicación debemos de tomar de en cuentas las funciones que se van a realizar, equipo con el que contamos, sistema operativo, conectividad con la que se cuenta los sistemas actuales (en el caso que la aplicación vaya a interactuar con otros sistemas), tomar en cuenta las bondades que ofrece el lenguaje de programación en cuanto a manejos de datos, capacidad de ejecución de los programas, recordemos que estos lenguajes con ejecuciones de lado del servidor por lo que debemos tomar en cuenta el tiempo de respuesta para los usuarios, recordemos que en estos programas importa mucho la rapidez con la que realicemos lo procesos, pues como bien se ha comentado atrás son aplicaciones para diseño de páginas web; en la actualidad hay muchas herramientas visuales que nos ayudan a la tarea de diseñar las páginas sin necesidad de escribir el código HTML, XML, SHTML. En cuanto a lenguajes de programación para aplicaciones web hay también varios lenguajes, algunos muy conocidos como PERL, VBScript, C#, Java, que nos ayudan a estas tareas, son flexibles e interactúan con lenguajes como HTML para generar salida de datos y darle el formato deseado y pueda ser visible al usuario, tienen la gran ventaja que son lenguajes muy ligeros al ejecutarse procesar información por lo que nos brinda grandes ventajas para este tipo de aplicaciones, así como el software para el servicio web, los hay nativos como es el ISS (Internet Information Service de Microsoft), Apache Web Server que puede obtenerse de la página web de la empresa del mismo nombre o bien hay sistemas operativos que ya lo incluyen dentro de sus funciones.Después de configurar y tener todo listo, procedemos al desarrollo de la aplicación, la cual se realizará de acuerdo a los procedimientos y condiciones establecidas en la etapa de diseño, cada programa que debemos poner, autor, nombre del programa, fecha en la que se realizo y la función del programa.Recordemos que es bueno no abusar de imágenes y animaciones , esto puede hacer pesada nuestra aplicación y además si queremos llegar a personas con capacidades diferentes como los débiles visuales el no abusar de ello ayuda a sus software de voz para manejar el equipo de computo.Debemos tener en cuenta que dentro del servidor web debemos tener bien organizada la carpeta contenedora ya que es una sola carpeta contenedora para el servicio web dentro de esta tendremos muchas cosas que servir a los usuarios, por lo que debemos destinar una carpeta para nuestra aplicación.Al realizar esta fase también debemos someter a una evaluación el desarrollo para ver si requieren ajustes o bien van quedando correctos los programas.Claro que hay que tener en cuenta que debemos tener personal capacitado con el lenguaje o bien capacitar al personal encargado del desarrollo de la aplicación en el lenguaje de programación seleccionado , esto con el fin de garantizar el desarrollo de las aplicaciones web de una manera profesional.

IMPLEMENTACIÓN
En esta fase procederemos a poner en función nuestra aplicación para ello podemos recurrir a las técnicas de implementación que conocemos como:
*Implementación directa: es decir se va a proceder a trabajar directamente con la aplicación, ya sea porque no existe aplicación alguna o bien se sustituye directamente la anterior por el nuevo sistema y el la practica se evaluará para mejoras y ajustes a la aplicación.
*Implementación en paralelo: en esta se va a trabajar con las dos aplicaciones , la nueva y la anterior, comparando el resultado para ir evaluando la nueva y revisar que este correcta o bien requiera de mejoras.

En la actualidad en este tipo de sistemas se recurre mas a la implementación directa ya que regularmente se recurren a aplicaciones diseñadas a renovar, para que la relación entre la aplicación y el usuario final sea amigable, es decir que el usuario se sienta cómodo con la aplicación y fácil de utilizar.Cuando se va a implementar un sistema integral como ejemplo de ello de administración, contabilidad, sistemas de seguimiento educativo, con los cuales ya se contaba con un sistema anterior es recomendable utilizar la implementación en paralelo, ya que esto permite que la nueva aplicación se vaya ajustando para que sea confiable y robusta.Debemos establecer también políticas para cualquier cambio o ajusta que requiera de la aplicación, es decir, un formato de requerimientos para cambios, así como ir documentando cada cambio que se realice, errores y resultados obtenidos con el nuevo sistema.Aunque el trabajo no termina ahí pues debemos estar en una constante supervisión de la aplicación para asegurar el éxito de la misma.

MANTENIMIENTO
Al implementar una aplicación web, hablemos desde una página hasta una aplicación administrativa o de la índole que sea, debemos tener en cuenta que debemos tener cuidados tanto con la aplicación, el servidor donde se hospedan las aplicaciones, por lo que debemos considerar actividades que se deben realizar para mantener el sistema en óptimo funcionamiento:

*Depuración de archivos basura: eliminar de nuestro servidor periódicamente archivos temporales, archivos que ya no se utilicen, aplicaciones innecesarias, utilizar los optimizadores de espacio para asegurar un servidor funcional y sin problema de software.
*Respaldos: realizar periódicamente respaldos de la aplicación y bases de datos cuando se va a someter a mantenimiento el equipo, se realizan ajustes o cambios a la aplicación, se realice la sustitución de la misma por una nueva, es importante para cualquier contingencia tener siempre un respaldo de las aplicaciones web que se manejen, que no sean muy alejadas procurar hacerlo por lo menos una vez por semana.
*Mantenimiento preventivo: recordemos de realizar la limpieza del servidor periódicamente , que se encuentre libre de polvo para evitar malfuncionamiento del equipo por falta de limpieza , realizar esto al menos cada dos meses para mantener el equipo en excelentes condiciones.
*Formatos para modificaciones al sistema: realizar un formato por el cual se obtenga un registro de los cambios que se realizaran a la aplicación, de preferencia en donde se haga referencia a que proceso se va a modificar porqué, es importante la justificación para someter a esta a una evaluación de viabilidad para dicho ajuste y una bitácora donde se anoten los cambios que se realizaron con fecha, proceso que se modifica y describir el proceso que se modificó.Revisar constantemente las condiciones de instalación eléctrica y mantener el equipo en una temperatura ambiente, ya que estos factores pueden acarrearnos serios problemas con el equipo para nuestra aplicación.

Las actividades como depuración de archivos, mantenimiento y respaldos recaen sobre el administrador de servidor o webmaster, mientras que para la instalación eléctrica y climas se pueden recurrir a instancias externas a los departamentos de informática.

ESTÁNDARES Y DOCUMENTACIÓN PARA LA APLICACIÓN
Principal objetivo de esto es lograr:

*Estandarizar los procedimientos de desarrollo y realización de la documentación de las aplicaciones que se desean.
*Establecer métodos de comunicación con las demás aéreas que participan en el desarrollo de las aplicaciones que se desean.
*Motivar al personal de forma ordenada, metódica y disciplinada.
*Establecer procedimientos de revisión y aprobación de los resultados obtenidos en cada fase de desarrollo de la aplicación.
*Establecer una forma estándar al desarrollar los programas que se realizarán, por ejemplo, como nombrar variables, organización de código, de archivos, etc.

Por lo que adentro de la documentación de soporte debemos incluir:

-Narración del análisis previo.
-Diagramas de flujo.
-Diccionario de datos.
-Diseño de pantallas.
-Descripciones de las entradas y salidas.
-Los programas desarrollados.
-Manual de usuario.

Los documentos deben ser referenciados con el nombre del proyecto que conforma la aplicación.